de week van

de week van

Alexander op 't Hoog, 30 maart 2020

De aandeelhoudersvergadering in tijden van het coronavirus
Het coronavirus grijpt steeds meer om zich heen en dat heeft grote gevolgen voor ondernemingen. Eén van die gevolgen is dat het lastiger is geworden om aandeelhoudersbesluiten te nemen, omdat daarvoor in de regel een fysieke bijeenkomst nodig is met veel aanwezigen. Wat nu te doen? Wij zien drie alternatieven.

  • Het eerste alternatief is om de besluitvorming buiten vergadering (dat wil zeggen schriftelijk) plaats te laten vinden. Dat kan als alle vergadergerechtigden (denk aan de aandeelhouders en in sommige gevallen ook certificaathouders, vruchtgebruikers en pandhouders) instemmen met die manier van besluitvorming. Let er wel op dat de bestuurders en commissarissen net als bij een normale vergadering ook in de gelegenheid moeten worden gesteld advies uit te brengen. Bij een N.V. gaat het net wat anders, omdat besluitvorming alleen plaats kan vinden als (i) de statuten bepalen dat besluitvorming buiten vergadering mogelijk is, (ii) er geen aandelen aan toonder of certificaten met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven en (iii) het besluit tot stand komt met algemene stemmen. Het ligt voor de hand dat besluitvorming buiten vergadering praktisch gezien alleen werkbaar is in meer besloten verhoudingen.
     
  • Het tweede alternatief is dat de deelnemers elektronisch (dat wil zeggen: door middel van een videoverbinding) deelnemen aan de vergadering. Daarvoor is vereist dat de statuten bepalen dat elektronische deelname is toegestaan en dat in de uitnodiging duidelijk staat hoe vergadergerechtigden deel kunnen nemen. Het is daarbij naar alle waarschijnlijkheid wel nodig dat een uitgeklede versie van de algemene vergadering op een bepaalde locatie fysiek plaatsvindt, met de voorzitter en als de statuten dat vereisen ook de secretaris (op anderhalve meter afstand). De wetsgeschiedenis gaat namelijk uit van een fysieke locatie waarop de algemene vergadering wordt gehouden, al gaan er in deze tijd steeds meer stemmen op om de mogelijkheden van een volledig elektronische aandeelhoudersvergadering toe te staan. De aandeelhouder moet via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd en moet in staat worden gesteld om rechtstreeks de vergadering te volgen en het stemrecht uit te oefenen. De wetgever heeft het aan de vennootschap overgelaten hoe de aanwezigen geïdentificeerd dienen te worden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door het identiteitsbewijs te tonen in de videoconferentie, al zal het vaak ook minder formeel kunnen doordat de aanwezigen over de inlogcode beschikken. Het is niet vereist dat de aandeelhouder de beraadslaging ook kan volgen, tenzij de statuten het tegendeel bepalen.
    Als de statuten elektronische deelname niet toestaan, dan kan een tussenvorm worden gevolgd die bestaat uit een voorvergadering via videoconferentie waarin de stemgerechtigden beraadslagen en aangeven hoe zij voornemens zijn te gaan stemmen, gevolgd door besluitvorming buiten vergadering indien er voldoende stemmen voor het besluit zijn uitgebracht. Ook is het mogelijk om aan de voorzitter van de vergadering een volmacht te verlenen met steminstructie. Er moet dan wel op gelet worden dat de statuten toestaan dat bij volmacht wordt gestemd.
     
  • Het derde alternatief is dat de algemene vergadering wordt verzet of zelfs geannuleerd. Dat kan alleen als er geen haast is geboden bij de te nemen besluiten. Het uitgangspunt is dat er geen specifieke termijnen zijn om aandeelhoudersbesluiten te nemen, dus urgentie zal telkens vanuit praktisch oogpunt zijn ingegeven. Zo is het relevant in de gaten te houden dat de jaarrekening uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het desbetreffende boekjaar moet worden gepubliceerd. In dat geval is een aandeelhoudersbesluit vereist tot verlenging van de termijn om de jaarrekening op te maken.
     

Welk alternatief het meest geschikt is in uw situatie bespreken we graag met u. Wij wensen u alle gezondheid toe in de komende periode. 

Alexander op 't Hoog
optHoog@vandersteenhoven.nl
+31 6 81 79 14 62

 

Contact opnemen met ons?
 

  +31 (0)20 607 79 79
 

  mail@vandersteenhoven.nl