de week van

de week van

Matthijs Bos, 8 oktober 2020

Kijken in de mailbox van uw werknemer
Wij maken het veelvuldig mee. De werkgever is op zoek naar bewijs van frauduleus of ander foutief handelen van de werknemer en doet hiervoor een zoektocht door de zakelijke mailbox van de werknemer. Zo ook een werkgever die recentelijk voor de Kantonrechter van Amsterdam moest verschijnen. Deze werkgever had flink wat belastend materiaal gevonden en wilde de werknemer ontslaan. Dit ontslag lukte, maar de werkgever werd voor het kijken in de mailbox wel gestraft. De werkgever moest een (extra) billijke vergoeding aan de werknemer betalen van €10.000,=.

Hoe voorkomt u dit nou? Om de mailbox van uw werknemer te kunnen doorzoeken moet u als werkgever een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Er moet dus voldoende aanleiding zijn en er kan niet zomaar op zoek worden gegaan naar misstanden. Uiteraard moet rekening worden gehouden met de inbreuk die wordt maakt op de privacy van de werknemer. Belangrijk daarbij is dat de werkgever een goed en kenbaar beleid heeft waarin duidelijk uiteen wordt gezet wanneer dergelijke onderzoeken plaatsvinden, door wie en op welke wijze. Bijvoorbeeld door het gericht zoeken met trefwoorden. E-mails die duidelijk herkenbaar zijn als privé dienen buiten het onderzoek te blijven. Wanneer het een heimelijke controle is dient de werkgever bovendien vooraf een zogenaamde Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. En achteraf moet de werknemer worden geïnformeerd dat zijn e-mail is onderzocht, ook als er niets wordt gevonden. Tijdens het onderzoek moeten de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht worden genomen. Dit betekent dat steeds moet worden gekeken of het wel echt nodig is om de mailbox te onderzoeken of dat het bewijs niet op een andere manier kan worden verkregen, die minder belastend is voor de privacy van de werknemer.

Het is dus zaak behoedzaam te werk te gaan als werkgever. Wij adviseren u hier graag bij.

Matthijs Bos
bos@vandersteenhoven.nl
+31 6 43 36 80 53

 

Contact opnemen met ons?
 

  +31 (0)20 607 79 79
 

  mail@vandersteenhoven.nl