nieuwsbrief

nieuwsbrief

Nieuwsbrief, 21 april 2022           

Gewenst gedrag
Het thema gewenst gedrag binnen ondernemingen staat volop in de spotlights. Hoe kan je gewenst gedrag van medewerkers stimuleren? Wat zijn de grenzen die de wet stelt aan gedragingen van bestuurders? En wat is gewenst gedrag bij het omgaan met persoonsgegevens? Daarover gaat deze nieuwsbrief, boordevol handvatten en tips.

We trappen af met praktische tips van onze collega’s om elkaar complimenten te geven. Vervolgens bespreekt Team Arbeidsrecht de rol van gedragscodes bij het stimuleren van gewenst gedrag van medewerkers. Team Ondernemingsrecht gaat vervolgens in op de grenzen waarbinnen bestuurders moeten blijven om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Team Privacy sluit af met 5 tips voor hoe organisaties zich privacy-compliant kunnen gedragen. 

Elkaar complimenten geven

Traditiegetrouw geven wij jullie ook in deze editie van de nieuwsbrief tips van onze collega’s. Het uitspreken van waardering draagt bij aan bevlogen medewerkers en is een positieve manier om gewenst gedrag te stimuleren. Maar wat zijn nou passende complimenten in een werkomgeving? Wij vroegen het aan onze collega’s. Hun voorbeelden hebben wij op een rijtje gezet.

  • Ik bewonder jouw manier van leidinggeven.
  • Ik leer constant van jou.
  • Ik bewonder jouw authenticiteit.
  • Jouw veerkracht inspireert mij.
  • Jouw passie is aanstekelijk.
  • Jij bent zo’n goede luisteraar, ik voel mij altijd gehoord bij jou.
  • Jij bent altijd zo transparant.
  • Jouw zelfvertrouwen spreekt mij erg aan.
  • Jij bent betrouwbaar.
  • Ik voel mij altijd veilig bij jou.
  • Jij geeft mij het gevoel dat ik erbij hoor.
  • Ik ben blij dat jij er bent.
  • Wat een prettige persoonlijkheid heb jij.
  • Wat fijn dat jij zoveel weet en dat ik van je kan leren.
  • Ik krijg vertrouwen van jou en voel mij door jou gesteund.
  • Jij brengt het beste in mij naar boven.
  • Wat is jouw energie aanstekelijk.
  • Ik mag van geluk spreken dat ik zo’n fijne collega heb.

Team arbeidsrecht: gedragscodes

Een effectieve manier om gewenst gedrag van medewerkers te stimuleren is het opstellen en hanteren van een gedragscode. 

Wat is een gedragscode?

Een gedragscode is een document dat door middel van richtlijnen en regels beschrijft welk gedrag binnen een organisatie gewenst is en wat de gevolgen zijn als een medewerker de code niet volgt. Het belangrijkste doel is het creëren van duidelijkheid. Een gedragscode draagt uit dat (on)gewenst gedrag serieus wordt genomen, zorgt voor eenduidige communicatie, ondersteunt een professionele houding van medewerkers en geeft houvast om elkaar aan te spreken op overtreding van de gedragsregels. 

Wat staat er in een gedragscode?

Een gedragscode kan betrekking hebben op een breed scala aan onderwerpen. Doorgaans zal een gedragscode de volgende onderwerpen bestrijken:  

  • Agressie, geweld en pesten. Een gedragscode draagt bij aan een veilige en prettige werkomgeving. Omgangsvormen verschillen per organisatie en per sector. In een gedragscode kan worden omgeschreven wat een organisatie van haar medewerkers verwacht én ook wat een medewerker van de organisatie mag verwachten ter ondersteuning. Een voorbeeld is de aanwezigheid van een onafhankelijke vertrouwenspersoon.
     
  • Diefstal. Leidt diefstal altijd tot een ontslag op staande voet? Een werkgever kan via de gedragscode een zerotolerancebeleid hanteren. Dit is gebruikelijk in bijvoorbeeld de sector detailhandel. Handelen in strijd met deze regels, ook al is de waarde nog zo gering, zal eerder een reden vormen voor ontslag op staande voet.
     
  • Alcohol en drugs. Als de veiligheid van de medewerker of anderen in het geding kan komen, is het extra aan te raden een strikt alcohol- en drugsbeleid op te stellen. Een voorbeeld hiervan is de zorgsector, vanwege de aard van het werk en de aanwezigheid van medicijnen op het werk. 
     
  • Internet, e-mail en mobiele telefoon. Mogen medewerkers internet, e-mail en mobiele telefoon gebruiken voor privédoeleinden? Wat zijn de grenzen daaraan? Een gedragscode biedt houvast. 
     
  • Sociale media. Professionele en persoonlijke activiteiten op sociale media zijn niet altijd duidelijk van elkaar te onderscheiden. Hoe gebruik je sociale media op een verantwoorde manier? Ook voor dit onderwerp is het aan te raden regels te stellen. 

Welke sancties staan er op het overtreden van de gedragscode? 

Naast het opstellen van duidelijke gedragsregels is het belangrijk dat organisaties een gedragscode ‘levend’ houden, regelmatig onder de aandacht blijven brengen en een consequent beleid hanteren bij handelen dat niet in lijn is met de gedragscode. Daarbij helpt het als in de gedragscode disciplinaire maatregelen worden opgenomen. Dit kan variëren van een officiële waarschuwing tot een ontslag op staande voet. 

Ontoelaatbaar gedrag zal sneller leiden tot een voldragen ontslaggrond of zelfs een ontslag op staande voet op het moment dat helder is wat de gevolgen voor de werknemer zijn. Een goed praktijkvoorbeeld in de rechtspraak is het ontslag van een medewerker van een drogisterij. De medewerker had in strijd met de gedragscode een gratis actieproduct (tester) gebruikt. De rechter oordeelde mede met het oog op de gedragscode, dat het ontslag op staande voet rechtsgeldig was. Gedragsregels hebben dus niet uitsluitend een preventieve werking. Anderzijds kan het ontbreken van gedragsregels over bepaald gedrag er ook toe leiden dat er niet tot een rechtsgeldige beëindiging van de arbeidsovereenkomst kan worden overgegaan. Bekend praktijkvoorbeeld hiervan is een piloot die een straatrace hield met zijn vader, die daarbij een ernstig ongeluk veroorzaakte. Het verzoek van de luchtvaartmaatschappij om de arbeidsovereenkomst te ontbinden werd afgewezen. Hierbij woog de rechter onder meer mee dat de luchtvaartmaatschappij daarover geen gedragsregels had opgesteld. 

Heb je nog vragen over een van de bovenstaande onderwerpen of heb je andere arbeidsrechtelijke vragen? Neem contact op met ons arbeidsrechtteam.

Team ondernemingsrecht: bestuurdersaansprakelijkheid

Bestuurders van ondernemingen stellen doorgaans alles in het werk om hun onderneming zo goed mogelijk te besturen. Maar besturen betekent soms ook het maken van moeilijke keuzes en het nemen van risico’s. Achteraf kan blijken dat deze keuzes toch niet de juiste waren. Hierdoor kan schade ontstaan; zowel voor derden als voor de onderneming. Eén van de vragen is dan: wie is daarvoor aansprakelijk?

Het uitgangspunt in het Nederlandse vennootschapsrecht is dat in zo’n geval niet de bestuurders, maar de onderneming aansprakelijk is voor de schade. Het privévermogen van bestuurders blijft in beginsel dan ook buiten schot. Dit moet echter geen vrijbrief voor bestuurders zijn om hun taken lichtzinnig op te vatten. Daarom heeft de wetgever één belangrijke uitzondering op dit uitgangspunt geformuleerd: bestuurders van rechtspersonen (zoals een bv, nv, vereniging of stichting) kunnen wél persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade, wanneer zij hun bestuurstaken “onbehoorlijk hebben vervuld”. In dat geval spreken wij van “bestuurdersaansprakelijkheid”. 

Interne- en externe bestuurdersaansprakelijkheid 

Er kunnen twee soorten bestuurdersaansprakelijkheid worden onderscheiden: (i) “interne bestuurdersaansprakelijkheid” en (ii) “externe bestuurdersaansprakelijkheid”. Bij de eerstgenoemde zijn de bestuurders aansprakelijk tegenover de onderneming; bij de laatstgenoemde tegenover derden (schuldeisers). 

Ernstig verwijt

Voor beide vormen geldt dat daarvan slechts sprake is wanneer de bestuurder zodanig onzorgvuldig heeft gehandeld dat hem een “ernstig verwijt” kan worden gemaakt. Bij interne bestuurdersaansprakelijkheid hoeft dit verwijt niet “persoonlijk” te zijn. Dat betekent dat het gehele bestuur gezamenlijk verantwoordelijk en dus aansprakelijk is voor handelen van een individuele bestuurder. Bij externe bestuurdersaansprakelijkheid ligt dit anders. Daar is slechts de individuele bestuurder die een persoonlijk ernstig verwijt kan worden gemaakt aansprakelijk. 

Van een (persoonlijk) “ernstig verwijt” is (gelukkig) echter niet zomaar sprake. Voor het aannemen daarvan geldt een hoge drempel. Dat is niet zonder reden. Een klimaat waarin bestuurders uit angst voor bestuurdersaansprakelijkheid geen risico’s durven nemen, is immers vanuit maatschappelijk oogpunt zeer onwenselijk. 

Concrete adviezen  

Hoewel bestuurdersaansprakelijkheid niet snel wordt aangenomen, doen bestuurders er wel goed aan om zich van bepaalde gedragingen te onthouden. Bestuurders kunnen in uitzonderlijke situaties immers wel aansprakelijk worden gesteld. Of daarvan in een concreet geval sprake is, hangt af van de omstandigheden van het geval en is op voorhand niet in zijn algemeenheid te zeggen. Toch is er een aantal concrete situaties waarin het risico op bestuurdersaansprakelijkheid aanzienlijk is, zodat deze situaties moeten worden vermeden. Wij adviseren bestuurders om in ieder geval: 

  • geen onverantwoorde financiële risico’s te nemen;
  • geen geld aan de vennootschap te onttrekken voor privégebruik; 
  • de vennootschap (deugdelijk) te verzekeren voor voorzienbare risico’s;
  • niet in strijd te handelen met de statuten van de vennootschap; 
  • de administratie (deugdelijk) bij te houden;
  • geen overeenkomsten aan te gaan waaarvan voor de bestuurder duidelijk is dat deze niet door de vennootschap kunnen worden nagekomen;
  • niet te verhinderen dat de vennootschap haar verplichtingen nakomt. 

Wil je het risico op bestuurdersaansprakelijkheid beperken, of wil je weten of je aansprakelijk bent, neem dan contact op met een van onze ondernemingsrecht advocaten.

Team privacyrecht: tips voor gewenst gedrag bij het omgaan met persoonsgegevens

Gewenst gedrag begint bij bewustzijn. Zo werkt het ook met gewenst privacy gedrag binnen jouw organisatie. Om als organisatie persoonsgegevens juist te verwerken, is het cruciaal dat werknemers zich bewust zijn van de privacyregels en -risico’s binnen de organisatie. Hierdoor zullen werknemers bewuster omgaan met persoonsgegevens en weten hoe ze moeten handelen in risicosituaties. Ben je benieuwd hoe jouw organisatie dit voor elkaar krijgt? Wij geven je vijf tips.

Tip 1. Zorg voor een juiste kennisoverdracht
Een belangrijke stap naar privacybewustzijn bij werknemers is het organiseren van trainingen, webinars of workshops over privacyonderwerpen die spelen binnen jouw organisatie. Zorg dat de te bespreken privacyonderwerpen aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van de werknemers, en dat er praktische informatie wordt verstrekt waar de werknemer iets aan heeft. Vergeet hierbij vooral de kracht van herhaling niet. Een eenmalig webinar zal er niet voor zorgen dat werknemers voor altijd op de hoogte zijn. Zorg er dus voor dat er regelmatig relevante kennisoverdrachten plaatsvinden. Daarnaast kan een privacy-updatemail of privacy-updatelunch met relevante informatie ook helpen om de kennis up-to-date te houden. 

Tip 2. Test de kennis 
Om een goed beeld te krijgen van het privacybewustzijn in een organisatie is een kennistest een goede graadmeter. Laat werknemers bijvoorbeeld (anoniem) een korte test of quiz invullen met relevante vragen over de privacyregels en -risico’s binnen jouw organisatie. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze test kan gekeken worden op welk gebied er extra bewustwording nodig is. 

Tip 3. Stel privacy-medewerkers aan
Stel binnen jouw organisatie één of meerdere werknemers aan als aanspreekpunt voor privacy vragen. Deze privacy-medewerker houdt daarnaast ook het toezicht op, en spoort aan tot, naleven van de privacyregels. De privacy-medewerker moet natuurlijk zelf ook op de hoogte zijn van de privacyregels en de stappen die genomen moeten worden. Hiervoor kunnen de privacy-medewerkers bijvoorbeeld trainingen volgen.

Tip 4. Zelf een verwerkingsregister bijhouden
Laat per afdeling of proces de werknemers zelf in kaart brengen welke persoonsgegevens er op deze afdeling of in het proces verwerkt worden en voor welk doel deze worden verwerkt. Dit wordt een verwerkingsregister genoemd. Hierbij kunnen ook de privacy risico’s in kaart gebracht worden. Door de werknemers van een afdeling of proces zelf het (verplichte) verwerkingsregister bij te laten houden en de risico’s in kaart te laten brengen, wordt meteen gezorgd voor een groot stuk privacybewustzijn op deze afdelingen of processen.  

Tip 5. Laat werknemers leren van eerder gemaakte fouten
Is er ergens in de organisatie iets misgegaan op het gebied van privacy? Laat de werknemers hiervan leren. Hiermee bedoelen we natuurlijk niet dat degene die de fout heeft gemaakt op het strafbankje moet zitten. Zorg ervoor dat gemaakte fouten, zoals bijvoorbeeld een datalek, worden gemeld bij de privacy-medewerker en dat hier iets mee gedaan wordt waar werknemers iets van leren. Houd bijvoorbeeld elk kwartaal een kleine (lunch)bijeenkomst waarbij de gemaakte fouten, zonder ‘naming and shaming’, besproken worden en hierbij duidelijk wordt uitgelegd hoe er gehandeld moet worden in zo’n geval en hoe dit soort fouten voorkomen kunnen worden. 

Met deze vijf tips komt jouw organisatie een stap verder in AVG-compliance. Creëer privacybewustzijn binnen jouw organisatie door juiste kennisoverdracht. Om privacybewustzijn te creëren moeten werknemers regelmatig geattendeerd worden op hoe zij met persoonsgegevens om moeten gaan. De kracht zit hem in de herhaling.

Heb je interesse in trainingen of workshops op het gebied van privacybewustzijn? Of heb je vragen over privacybewustzijn of privacy compliance? Neem contact met ons privacy team op!

Zijn er naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

Met vriendelijke groet,

Team arbeidsrecht: Ester Kalis, Matthijs Bos, Eugenie Ágoston, Maartje van Asten, Marjon Schlimbach, Anne ArtsLara Groenveld en Sharif Ali

Team ondernemingsrecht: Jan van der Steenhoven, Arjan van Elk, Paul HendriksMargot WandersHarm Eland, Erik van den Berg en Bastiaan van den Boogaart

Team IE/privacy: Ruby Nefkens, Hylke Klasens en Emmely Schaaphok

Van der Steenhoven advocaten N.V.
Herengracht 582 (1017 CJ) Amsterdam
tel: +31 (0) 20 607 79 79
www.vandersteenhoven.nl, mail

Aan de samenstelling en inhoud van deze nieuwsbrief is de meeste zorg besteed. Van der Steenhoven advocaten N.V. aanvaardt geen verantwoordelijkheid ten aanzien van op basis van deze nieuwsbrief genomen beslissingen, tenzij zij vooraf in concrete gevallen is geraadpleegd.

 

Wilt u de nieuwsbrief ook ontvangen?


  meld u dan hier aan