nieuwsbrief

nieuwsbrief

Nieuwsbrief, 28 oktober 2021

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen – Environmental, Social en Governance
In onze samenleving is een fundamentele verschuiving van waarden zichtbaar, met een verder toenemende rol voor environmental, social en governance (ESG) factoren. Deze trend is ook voor bedrijven van belang, nu stakeholders zoals beleggers, aandeelhouders, toezichthouders en consumenten zich steeds nadrukkelijker bezighouden met duurzaamheid. De algemene opvatting is dat bedrijven alleen (financieel) gezond kunnen blijven als er rekening wordt gehouden met milieu, mens en bestuur. Maar wat is maatschappelijk verantwoord ondernemen nou precies? En welke aspecten daarvan zijn belangrijk bij het opstellen van beleid?

Deze nieuwsbrief gaat daarover. Team arbeidsrecht bespreekt de arbeidsrechtelijke aspecten die bij maatschappelijk verantwoord ondernemen een rol spelen. Team ondernemingsrecht gaat in op duurzame corporate governance. En team privacy gaat in op de mogelijkheden die een werkgever heeft om informatie over werknemers vast te leggen in het kader van inclusiviteit en diversiteit binnen het bedrijf. Maar eerst een poll!

Poll: Online of live?

De volgende VDS Coffee Talk of VDS Client Class online of live bijwonen? Wij zijn benieuwd naar uw voorkeur. 

Afgelopen juli heeft u online aan de VdS Coffee Talk kunnen deelnemen. Voor een volgende Coffee Talk of VDS Client Class zijn wij benieuwd; bevalt het online evenement of woont u de bijeenkomst toch liever (weer) live bij? Komt u in dat laatste geval liever bij ons op kantoor, in kleine groepen of bezoekt u graag een andere locatie waar wij met elkaar op afstand aanwezig kunnen zijn?

Welke optie kiest u? Klik hier voor uw keuze 

Team arbeidsrecht: Arbeidsrechtelijke aspecten bij maatschappelijk verantwoord ondernemen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen raakt verschillende sociale aspecten binnen de bedrijfsvoering. Een belangrijke rol daarbij is de vraag hoe een bedrijf omgaat met de medewerkers. Deze groep personen is immers van waarde voor het bedrijf. De waarde van medewerkers voor een bedrijf kan worden onderverdeeld in twee categorieën. Allereerst de categorie (1) “menselijk kapitaal”. Hierbij gaat het om individuele kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers. Daarnaast de categorie (2) “sociaal kapitaal”, dit zijn bijvoorbeeld de relaties, netwerken, maar ook gedeelde normen en waarden die medewerkers hebben. Het idee is dat een bedrijf optimaal en duurzaam kan profiteren van medewerkers, als het medewerkersbestand een daadwerkelijke afspiegeling vormt van de maatschappij. Maar hoe realiseer je dit? En welke uitgangspunten zijn van belang bij het opstellen van beleid?

Een gevarieerd medewerkersbestand: diversiteit en inclusie(D&I)
Om een gevarieerd medewerkersbestand op te bouwen is het belangrijk om aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie. Medewerkers moeten immers het gevoel hebben dat zij erbij horen en zichzelf kunnen zijn, anders is de kans groot dat zij vroegtijdig uitstromen. Om binnen een bedrijf aandacht te hebben voor diversiteit en inclusie kan er beleid worden opgesteld. In het beleid kan worden uitgelegd waarom aandacht voor diversiteit en inclusie (D&I) belangrijk is, maar ook welke concrete doelstellingen het bedrijf hierbij stelt. Het bedrijfsleven heeft in toenemende mate aandacht voor D&I. Al bijna 300 bedrijven in Nederland ondertekenden de Charter Diversiteit, waarmee deze bedrijven zich committeren aan de uitdaging van D&I binnen het bedrijf. Bij de invoering van een diversiteits- en inclusiviteitbeleid spelen privacyaspecten een rol die verderop in deze nieuwsbrief door team privacy worden aangestipt.

Naast een diversiteits- en inclusiviteitsbeleid kan rekening worden gehouden met specifieke behoeftes van groepen medewerkers. Zo bieden grote bedrijven, zoals Achmea en ING, medewerkers de mogelijkheid om diversiteitsverlof op te nemen. Die medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld jaarlijks anderhalve dag verlof opnemen ter viering van een culturele, religieuze of persoonlijke feestdag naar keuze. Het diversiteitsverlof kan een gunstig langetermijneffect hebben voor het behoud van medewerkers die zich op hun plek voelen in het bedrijf. 

Gezondheid en veilige werkomgeving
Het hanteren van hoge standaarden op het gebied van gezondheid, veiligheid en arbeidswaarden komt de productiviteit van medewerkers en de operationele efficiënte van een bedrijf ten goede. Een goede geestelijke en fysieke gezondheid is immers belangrijk om innovatie te stimuleren en goederen en diensten te leveren die afhankelijk zijn van menselijk kapitaal. Daarnaast kan je als werkgever een stapje extra doen, door te investeren in niet-arbeidsgerelateerde zorg. Zo kan er bijvoorbeeld een well-being budget worden toegekend. Van dit bedrag kan een medewerker dan een sportschoolabonnement betalen of een cursus volgen om te stoppen met roken. 

Opleiding en vaardigheden van werknemers
Door als werkgever te investeren in opleiding en vaardigheden van medewerkers ontstaat er een duurzame generatie tevreden medewerkers. Technologische ontwikkelingen zorgen immers voor veranderingen zoals het ontstaan van nieuwe werkinstrumenten, gerichte tools en werkplekken. Het World Economic Forum verwacht dat door deze ontwikkelingen 54 procent van de professionals nieuwe kennis en kunde op moet doen in 2022. Door middel van scholing blijven medewerkers ‘up to date’ en zijn zij beter voorbereid op uitdagingen van de toekomst. Het is daarom goed om na te denken over welke kennis en vaardigenheden uw medewerkers nu en op termijn nodig hebben, zodat u tegen die tijd geen nieuwe medewerkers hoeft aan te nemen uitsluitend om de ontstane ‘skills gap’ te overbruggen. 

Heeft u nog arbeidsrechtelijke vragen over de concrete vormgeving van beleid rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen? Het arbeidsrechtteam helpt u graag.

Team ondernemingsrecht: Klimaat, maatschappij en corporate governance

Environmental, Social & Governance (ESG) is, zoals de naam doet vermoeden, onlosmakelijk met corporate governance verbonden. Mensen willen werken voor, klant zijn van, en ook aandeelhouder zijn van bedrijven die hun steentje bijdragen aan klimaat, milieu en maatschappij. Bestuurders en commissarissen van beursgenoteerde bedrijven worden over dit onderwerp ook steeds vaker ter verantwoording geroepen door de algemene vergadering. Bovendien zien steeds meer investeringsfondsen af van financiering als ondernemingen niet aan hun ESG-criteria voldoen. Ondanks deze ontwikkelingen wordt grote bedrijven -nog steeds- verweten vooral oog te hebben voor de belangen van de aandeelhouder. Op Europees en nationaal niveau wordt daarom nagedacht over de inbedding van duurzaamheid in corporate governance voorschriften.

In Nederland kennen we een stakeholdersmodel waarbij het bestuur moet handelen in het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Volgens de Hoge Raad moeten bestuurders het bestendig succes van de onderneming bevorderen, maar mogen zij relevante stakeholders daarbij niet onnodig of onevenredig benadelen. Vijfentwintig Nederlandse hoogleraren hebben aangegeven dit uitgangspunt te vrijblijvend, en niet ESG-proof te vinden. Zij pleiten voor een wettelijke zorgplicht op grond waarvan bestuurders zich dienen te gedragen als ‘verantwoorde burgers’, die verder kijken dan financiële belangen. Dit voorstel heeft tot een storm van kritiek geleid vanuit het bedrijfsleven en de rechtswetenschap. Critici beschouwen een dergelijke aanpassing van de wettelijke bestuursopdracht als onwenselijke juridisering en verwachten een tsunami aan procedures door belangengroepen. 

Er zijn echter nog andere initiatieven. Zo stelt het Europees Parlement voor dat grote ondernemingen een adviescomité instellen om de duurzaamheidsstrategie mee af te stemmen. Vijf Nederlandse hoogleraren trekken eenzelfde lijn, en pleiten voor een verplichting voor grote ondernemingen om een ‘maatschappelijke raad’ in te stellen. De bedoeling is dat verschillende stakeholders in de maatschappelijke raad vertegenwoordigd zijn, en dat de vennootschap deze kan consulteren bij belangrijke beslissingen die impact hebben op ESG-thema’s. Een ander voorstel is het verplichten van klimaat- en diversiteitsdeskundigheid bij de raad van bestuur. Hiervoor zou aandacht kunnen worden gevraagd via corporate governance codes, of – een stuk ingrijpender – via wetgeving.

Een recent voorbeeld van nationale wetgeving in het kader van de S van Social, is het vrouwenquotum voor RvC’s van grote bedrijven. Het gaat dan om het vereiste dat de RvC’s van beursgenoteerde N.V.'s voortaan tenminste voor 1/3 uit vrouwen en 1/3 uit mannen moet bestaan. Een benoeming die daarvan afwijkt, is nietig. Deze wet zal naar verwachting vanaf januari 2022 in werking treden. Deze nieuwe wet introduceert daarnaast ook een verplichting tot het zelfstandig vaststellen van, en rapporteren over, streefcijfers voor de sekseverhouding in de bedrijfstop. Deze verplichting is niet beperkt tot de RvC, maar ziet ook op het bestuur en de hoogste laag van leidinggevenden.

Wanneer en hoe we de andere ESG-thema’s terug zullen zien in concrete wetgevingsvoorstellen is nog niet zeker. Nieuwe initiatieven worden echter hoe dan ook verwacht. 

Wilt u meer weten over ESG-vraagstukken en corporate governance? Neem dan contact op met onze ondernemingsrechtadvocaten. Wij helpen u graag verder.

Team privacy: Privacy en diversiteit en inclusiviteit in een bedrijf

Steeds meer organisaties streven naar “inclusief werkgeverschap”. Dit houdt in dat een werkgever een klimaat creëert waarin iedereen zichzelf kan zijn. Organisaties werken hierbij vaak met een diversiteits- en inclusiviteitsbeleid. Hierin legt een organisatie vast hoe de doelstellingen met betrekking tot diversiteit en inclusiviteit in een organisatie gerealiseerd kunnen worden.

Werkgevers moeten bij het vastleggen van persoonsgegevens van hun medewerkers rekening houden met het privacyrecht van de medewerker, vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onder “een persoonsgegeven” valt alle informatie die direct over een persoon gaat, of die naar deze persoon te herleiden is. “Verwerking” houdt in dat er iets met deze persoonsgegevens wordt gedaan, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan of raadplegen. 

Bijzondere persoonsgegevens
Gegevens over onder meer iemands ras, etnische afkomst, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, vallen allemaal onder de noemer “bijzondere persoonsgegevens”.

Verbod verwerking bijzondere persoonsgegevens en uitzonderingen
Het uitgangspunt in de AVG is dat het verboden is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij een uitzonderingsgrond uit de AVG van toepassing is. Een werkgever moet dus goed oppassen wanneer hij bijzondere persoonsgegevens verwerkt in het kader van een diversiteits- en inclusiviteitsbeleid. Op het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, staan een paar uitzonderingen in de AVG. Er zijn hierbij strenge eisen van toepassing. 

Positieve discriminatie
De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) biedt in het geval van een diversiteits- en inclusiviteitsbeleid een toepasselijke uitzondering. In de UAVG staat namelijk dat een werkgever gegevens die betrekking hebben op ras of etniciteit mag verwerken voor het toekennen van een bevoorrechte positie aan een bepaalde etnische of culturele minderheidsgroep (positieve discriminatie) of om feitelijke nadelen die hier verband mee houden op te heffen. Hierbij mogen echter alleen de gegevens die zien op iemands geboorteland of de (groot)ouders worden verwerkt. Andere bijzondere persoonsgegevens mogen dus niet worden verwerkt op basis van deze uitzonderingsgrond. Daarnaast moet de verwerking echt noodzakelijk zijn en mag de betreffende persoon geen schriftelijk bezwaar hebben gemaakt. 

Anonimisering
Indien een werkgever bijzondere persoonsgegevens van werknemers met betrekking tot diversiteit en inclusiviteit wil vastleggen, dan kan anonimiseren van deze gegevens ook een oplossing zijn. De AVG is namelijk niet van toepassing op het verwerken van anonieme gegevens, aangezien deze gegevens niet te herleiden zijn naar een specifiek persoon. Door het afnemen van bijvoorbeeld een anonieme enquête kan een werkgever dus alsnog gegevens over diversiteit en inclusiviteit van zijn werknemers vastleggen. Het is hierbij belangrijk dat de anonieme gegevens niet alsnog te herleiden zijn tot een specifiek persoon. Wanneer het IP-adres bijvoorbeeld kenbaar is, zullen de werknemers alsnog achterhaald kunnen worden. Ook binnen een kleine organisatie kunnen de anonieme gegevens snel te herleiden zijn tot een specifieke werknemer. 

Toestemming geen oplossing
Kan de werknemer toestemming geven voor het vastleggen van zijn of haar bijzondere persoonsgegevens? Toestemming is ook een uitzonderingsgrond in de AVG. Toestemming moet echter vrijelijk kunnen worden gegeven. In de relatie tussen een werkgever en werknemer is dat bijna nooit het geval omdat de werknemer een afhankelijkheidsrelatie met de werkgever heeft. 

Ons privacyteam staat klaar om al uw privacyvragen te beantwoorden.

Zijn er vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder.

Met vriendelijke groet,

Team arbeidsrecht: Ester Kalis, Matthijs Bos, Eugenie Ágoston, Maartje van Asten, Marjon Schlimbach, Lara Groenveld, Sharif AliLaura de Sain en Erik van den Berg

Team ondernemingsrecht: Jan van der Steenhoven, Arjan van Elk, Alexander op ’t Hoog, Annabel van Iersel en Harm Eland

Team IE/privacy: Ruby Nefkens, Hylke Klasens en Emmely Schaaphok

Van der Steenhoven advocaten N.V.
Herengracht 582 (1017 CJ) Amsterdam
tel: +31 (0) 20 607 79 79
www.vandersteenhoven.nl, mail@vandersteenhoven.nl

Aan de samenstelling en inhoud van deze nieuwsbrief is de meeste zorg besteed. Van der Steenhoven advocaten N.V. aanvaardt geen verantwoordelijkheid ten aanzien van op basis van deze nieuwsbrief genomen beslissingen, tenzij zij vooraf in concrete gevallen is geraadpleegd.

 

Wilt u de nieuwsbrief ook ontvangen?


  meld u dan hier aan