Nieuwsbrief, 19 mei 2022
Zomer(vierluik)
Warme dagen, groene bomen en de barbecue gaat aan; kortom de zomer staat voor de deur! De VDS nieuwsbrieven krijgen de zomermaanden één overkoepelend thema: de (zomer)vakantie! De maanden juni, juli en augustus staan bovendien allemaal afzonderlijk in het teken van een Europees vakantieland. Deze nieuwsbrief luidt de (zomer)reeks in.
Wij trappen af met Europese vakantiebestemmingen die nog op de bucketlists van onze collega’s staan of die volgens onze collega’s zo leuk waren dat deze op ieders bucketlist zouden moeten staan. Vervolgens bespreekt Team Arbeidsrecht waar werkgevers op moeten letten wanneer medewerkers vakantiedagen willen opnemen. Team Ondernemingsrecht gaat in op de gevolgen van vakantie van bestuurders voor het bestuur van een onderneming. Tot slot bespreken Team Privacyrecht en IE waar de juridische grenzen liggen bij het maken en gebruiken van vakantiefoto’s en -video’s.
Om jullie alvast in de vakantiestemming te brengen, hebben wij aan onze collega’s gevraagd welke Europese vakantiebestemming of vakantieactiviteit er nog op hun bucketlist staat, en welke vakantiebestemming of vakantieactiviteit zij zo leuk vonden dat deze op ieders bucketlist zou moeten staan. Hun tips hebben wij op een rijtje gezet.
De zomervakantie komt eraan! Een goed moment om de regels over vakantie erop na te slaan.
Vaststellen vakantie
De hoofdregel is dat vakantie wordt vastgesteld volgens de wensen van de werknemers, tenzij dat door gewichtige redenen niet kan. Denk bijvoorbeeld aan een verstoring van de bedrijfsvoering (aantoonbaar te weinig personeel in een drukke periode). De gewichtige redenen moeten binnen twee weken na de vakantieaanvraag schriftelijk aan de werknemer worden medegedeeld, anders staat de vakantie vast conform de aanvraag van de werknemer.
Is de vakantie eenmaal vastgesteld, dan kan de periode van de vakantie alleen gewijzigd worden als daar gewichtige redenen voor zijn en na overleg met de medewerker. Wijziging kan nodig zijn als er plotseling veel medewerkers ziek zijn of als er een spoedorder binnenkomt. Reiskosten en verblijfkosten die de werknemer gemaakt heeft voor de vakantie, komen dan voor rekening van werkgever.
Vakantie en ziek?
Als de werknemer ziek wordt nadat de vakantieaanvraag is goedgekeurd - voor of tijdens de vakantie - dan gelden deze dagen niet als vakantiedagen maar als ziektedagen, tenzij de werknemer ermee instemt dat er vakantiedagen gerekend worden.
Zonder toestemming op vakantie
Gaat de werknemer zonder toestemming op vakantie, dan kan dat reden zijn om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Soms is zelfs ontslag op staande voet geoorloofd. Dit is sterk afhankelijk van de situatie, dus wij kijken graag mee voordat er maatregelen worden getroffen. Leg de communicatie over de vakantieaanvraag in ieder geval vast en zorg ervoor dat er geen twijfel is bij de werknemer over de afwijzing van de vakantieaanvraag.
Twee tips:
Tip 1: Wijzen op vervaltermijn
Vergeet niet om werknemers te wijzen op de vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen (minimum van vier keer de arbeidsduur per week) die zijn opgebouwd in 2021 vervallen per 1 juli 2022. Bovenwettelijke dagen (het aantal boven die vier weken) verjaren na vijf jaar. Werknemers moeten geïnformeerd worden over het verval van de wettelijke vakantiedagen zodat zij de dagen nog kunnen opnemen. Het is handig om dit schriftelijk te doen. Voldoet een werkgever niet aan deze verplichting, dan vervallen de dagen niet.
Tip 2: Vakantiereglement
Een vakantiereglement kan duidelijkheid bieden. Hierin kan staan dat werknemers tijdig vakantie moeten aanvragen en hoe ze dat doen (bij een specifiek persoon of via een systeem). Ook kan geregeld worden hoelang een werknemer aaneengesloten op vakantie mag gaan of dat er verplichte/collectieve vakantiedagen zijn. En denk bijvoorbeeld aan afspraken in verband met specifieke reisadviezen van de overheid.
Vragen over vakantie beantwoorden wij graag!
Of heb je nog andere arbeidsrechtelijke vragen? Neem contact op met ons Team Arbeidsrecht.
Aankomende zomer zullen veel bestuurders weer gaan genieten van hun welverdiende vakantie. Maar wat voor gevolgen heeft dit voor de besluitvorming en vertegenwoordiging van de onderneming? Kunnen de bestuurders die thuisblijven op dezelfde voet doorgaan, of gelden er bijzondere regels?
Statutaire regeling
Wat de gevolgen zijn van afwezigheid van een bestuurder (onder meer wegens vakantie) voor het bestuur van een onderneming, hangt af van wat daarover in de statuten is bepaald. Hoewel ondernemingen wettelijk verplicht zijn om over de afwezigheid van bestuurders een regeling op te nemen in de statuten, biedt de wet ondernemingen veel vrijheid om deze regeling naar eigen inzicht in te vullen. Zo kunnen ondernemingen bepalen dat bij afwezigheid van één of meer bestuurders, de overige bestuurders zijn/haar taken waarnemen, maar ook dat de afwezige bestuurder tijdelijk wordt vervangen door een plaatsvervangend bestuurder.
Ontstentenis en belet
Het ondernemingsrecht maakt wat betreft afwezigheid van bestuurders onderscheid tussen ‘’belet’’ en 'ontstentenis'. Van ‘’ontstentenis’’ is sprake wanneer de bestuurder afwezig is omdat hij/zij niet mag werken, bijvoorbeeld vanwege een schorsing, ontslag of tegenstrijdig belang. Van belet’' is sprake wanneer de bestuurder afwezig is omdat hij/zij niet kan werken, bijvoorbeeld vanwege langdurige ziekte of volledige onbereikbaarheid.
In de statuten kan worden aangegeven wat precies onder belet en ontstentenis moet worden verstaan. Ondernemingen kunnen er onder meer voor kiezen om in de statuten op te nemen dat afwezigheid van een bestuurder wegens vakantie, kwalificeert als een vorm van belet. Wordt daarvoor gekozen, dan zijn de regels uit de statuten over afwezigheid van bestuurders ook van toepassing in geval van vakantie.
Ontbreken statutaire regeling
Willen organisaties dat de bijzondere regels over afwezigheid van bestuurders van toepassing zijn bij vakantie van bestuurders, dan moeten zij vakantie wél uitdrukkelijk als een vorm van belet aanmerken. Vakantie geldt namelijk niet automatisch als een vorm van belet (of ontstentenis). Doen organisaties dit daarom niet, dan geldt de gebruikelijke situatie en moet de onderneming worden bestuurd alsof geen van de bestuurders op vakantie is. Dit is in de huidige tijd overigens niet verwonderlijk. De moderne communicatiemiddelen maken het immers mogelijk om vanaf vrijwel iedere plek op aarde met elkaar te communiceren, zo ook voor bestuurders.
Dit is overigens anders wanneer alle mogelijkheden tot communicatie van de bestuurder ontbreken of zijn weggevallen, waardoor het feitelijk onmogelijkheid wordt om te besturen. In dat uitzonderlijke geval gelden de bijzondere regels over afwezigheid van bestuurders wél, óók indien vakantie niet als een vorm van belet is aangemerkt.
Heb je nog vragen over besluitvorming en vertegenwoordiging bij afwezigheid van bestuurders of heb je andere ondernemingsrechtelijke vragen? Neem contact op met ons Team Ondernemingsrecht.
De zomervakantie breekt bijna aan en dat betekent: het maken van vakantiefoto’s en video’s. Van het San Marcoplein tot de (klein)kinderen in het badje, de vakantie-ervaringen moet worden vastgelegd. En met een mobiele telefoon in de hand, is het nog makkelijker om snel een kiekje te maken.
Deze typische activiteiten lijken heel onschuldig, maar achter al deze memorabele momenten schuilt een wereld aan regels. Wij vinden het leuk om in deze zomer-nieuwsbrief deze regels eens verder voor je uit te lichten.
Als er personen op de foto staan, komt het portret- en privacyrecht om de hoek kijken. En voor de gemaakte foto zelf is het auteursrecht van toepassing. We laten deze rechten hieronder de revue passeren, en maken daarbij allereerst het onderscheid tussen het recht om foto’s, en hieronder verstaan we ook video’s, te maken. Daarna komt het recht om deze te publiceren aan de orde.
Om met het maken maar meteen te beginnen: in beginsel mag je altijd een foto van je vrienden, familie of kennissen en zelfs van vreemden maken. De publicatie daarvan, bijvoorbeeld het plaatsen op social media, is een ander verhaal.
Het portretrecht
Het portretrecht is het recht van de persoon die herkenbaar op een foto staat om de publicatie ervan te verbieden wanneer hij of zij daar een redelijk belang bij heeft. Denk hierbij aan een afbeelding in negatieve context of als er goede redenen zijn om niet herkend te willen worden. Het kan ook een bekend persoon zijn, die om commerciële redenen niet wil dat er zonder toestemming gepubliceerd wordt.
Dit recht kent wel meteen een beperking. Zelfs al heb je een redelijk belang, dan moet dat belang nog altijd worden afgewogen tegen de vrijheid van meningsuiting. Als de foto nieuwswaardig is, en deze wordt geplaatst in een krant, dan zal de vrijheid van meningsuiting meestal zwaarder wegen.
Een foto met een persoon erop kan dus niet in alle gevallen worden gepubliceerd. Gebeurt dat wel, dan kan in sommige gevallen verwijdering en/of schadevergoeding worden gevraagd.
Het privacyrecht: de AVG
De AVG is net als het portretrecht van toepassing zodra mensen herkenbaar in beeld komen. Er wordt in de AVG een verschil gemaakt tussen het zuiver persoonlijk gebruik en zakelijk gebruik van foto’s van personen.
Voor persoonlijk gebruik geldt de AVG meestal niet. De AVG is niet van toepassing als de foto’s privé in een beperkte kring worden gedeeld. Bijvoorbeeld een whatsappgroep met bekenden. Bij plaatsing van de foto’s op een openbare webpagina of openbare sociale media is dit anders. Dan is de AVG wel van toepassing en heb je een grondslag nodig om de foto te kunnen plaatsen. Die grondslag is meestal toestemming.
Bij zakelijk gebruik heb je voor publicatie van de foto altijd een grondslag nodig uit de AVG. Wanneer een fotograaf foto’s van jou maakt op een event, worden die meestal voor promotionele doeleinden geplaatst. Dat kan alleen met jouw toestemming. Die toestemming moet strikt genomen ook achteraf bewezen kunnen worden, ook als de persoon in kwestie poseerde voor de foto.
Ook bij zakelijk gebruik kan het zijn dat de foto bepaalde nieuwswaarde heeft waardoor de vrijheid van meningsuiting van de krant belangrijker is dan het privacyrecht. Bij zakelijk gebruik zijn er uitzonderingen in de AVG die het gevolg kunnen hebben dat de publicatie van de foto niet kan worden tegengehouden.
Het auteursrecht
Stel je voor: je maakt een geweldig mooie foto van het strand, de zee en de hemelsblauwe lucht. De volgende dag plaats je de foto op Facebook. Maar dan, een week later zie je de foto op de website van een reisorganisatie staan. Mag de reisorganisatie jouw foto zonder toestemming gebruiken? Het korte antwoord: nee. Op de foto die jij persoonlijk hebt gemaakt, is het auteursrecht van toepassing. Dan ben jij als maker de enige die bepaalt wat er met de foto wordt gedaan. Het uitgangspunt is dat niemand zonder jouw toestemming die foto mag gebruiken.
Wanneer dus bijvoorbeeld een reisorganisatie jouw foto zonder toestemming gebruikt, dan heb jij het recht om te eisen dat de foto verwijderd wordt. Ook kun je schadevergoeding vragen. En wanneer door het gebruik van jouw foto winst is gemaakt, is het ook mogelijk om de afdracht van die winst te vragen.
Verzet tegen een foto waar jij zelf op staat
Tot slot, wat kun je doen als je zelf op oncharmante wijze op een foto staat die vervolgens op social media wordt gezet? Je kunt je hier op basis van het portretrecht (wanneer je een redelijk belang hebt) en/of het privacyrecht (als de foto voor iedereen toegankelijk is) tegen verzetten door aan de persoon die de foto op social media gezet heeft te vragen deze te verwijderen. Daarnaast is er bij de verschillende social mediakanalen zelf ook de mogelijkheid om het verwijderen van een foto aan te vragen.
Conclusie: wees voorzichtig met wat je plaatst
Maak gerust foto’s en video’s. In privésfeer kun je die ook publiceren. Maar pas op met het online plaatsen in openbare groepen, of het commerciële gebruik ervan. Dan moet je in beginsel vooraf toestemming krijgen van de personen die erop staan afgebeeld. Wees voorzichtig met wat je plaatst! Wanneer je zomaar een foto online zet, kan dit juridische gevolgen hebben. Daarom geven wij de tip: vraag toestemming wanneer je personen fotografeert of een foto online wilt plaatsen. Voorkomen is beter dan genezen, ook al gaat het om een vakantiefoto.
Nota bene: Er zijn binnen de hiervoor genoemde wetten uitzonderingsgronden. Omdat dit zomerse artikel anders te uitgebreid wordt, gaan we hier nu niet verder op in.
Zijn er naar aanleiding van deze nieuwsbrief vragen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.
Met vriendelijke groet,
Team arbeidsrecht: Ester Kalis, Matthijs Bos, Eugenie Ágoston, Maartje van Asten, Marjon Schlimbach, Anne Arts, Lara Groenveld en Sharif Ali
Team ondernemingsrecht: Jan van der Steenhoven, Arjan van Elk, Paul Hendriks, Margot Wanders, Harm Eland, Erik van den Berg en Bastiaan van den Boogaart
Team IE/privacy: Ruby Nefkens, Hylke Klasens en Emmely Schaaphok
Van der Steenhoven advocaten N.V.
Herengracht 582 (1017 CJ) Amsterdam
tel: +31 (0) 20 607 79 79
www.vandersteenhoven.nl, mail